Wenn lange würden Sie benötigen, um eine bestimmte Rechnung, Kreditkartenabrechnung oder Mind Map zu finden? Meistens sind unsere wichtigen Dokumente usw. in vielen Ordnern irgendwo im Keller oder Schränken verstaut. Wenn Sie etwas Spezielles suchen, kann es einige Zeit dauern, bis Sie diese Akte wiederfinden.
Was aber, wenn Sie alles in digitaler Form sortieren könnten?
Die Organisation digitaler Informationen muss nicht kompliziert sein
Viele Menschen machen es sich zu schwer. Dabei muss die Organisation von digitalen Infos nicht schwer sein. Wenn Ihre elektronischen Dokumente allerdings unorganisiert sind, verschwenden Sie viel Zeit damit. E-Mail-Anhänge zu durchforsten, Besprechungsnotizen zu suchen und Rechnungen von vor zwei Wochen zu finden.
Elektronische Organisationsziele sind also von immenser Bedeutung. Es gibt eine Vielzahl an Apps, Methoden, Tools und Strategien, die Ihnen dabei helfen können.
Zunächst einmal sollten Sie Ihr Ziel festlegen. Und dieses Ziel sollte nicht sein, ein fantastisches Ablagesystem zu entwickeln sondern in erster Linie Ihr Leben zu leben und Ihre Arbeit zu erledigen. Dinge zu organisieren Sie nur, damit Sie die Informationen finden, die Sie benötigen.
Die digitalen Aktenschrankdokumente
Sie benötigen im wesentliche nur zwei Dinge für die Organisation Ihrer elektronischen Dokumente. Zum einen eine konsistente und beschreibende Namenskonvention und zum anderen ein einfaches Ablagesystem, das für Sie funktioniert. Die effektivste Art, Dateien, Ordner und Dokumente zu ordnen ist demnach einige Regeln aufzustellen.
- Bennen Sie das Dokument, nicht nur den Ordner
- Einfache Organisationsstrukturen verwenden
- Richtige Werkzeuge und Tools auswählen
- Suchfunktionen verwenden
Jedes Element benennen und nicht nur den Ordner
Vielleicht kennen Sie dieses Problem: Sie haben eine Reihe von Ordnern und Unterordnern, aber die die darin enthaltenen Dateien und Notizen sind nicht adäquat benannt worden. Das Bedeutet, dass ein Dokument vielleicht mit dem Anfangssatz betitelt oder eine Notiz unter „Notiz 1“ abgespeichert ist. Wenn Sie jedem Dokument einen nützlichen Namen geben, steigern Sie die Effektivität. Indem Sie jeden Ordner durchsehen greifen Sie eher auf die Papierbasierte Organisationsmentalität zurück. Beim Papier gibt es nämlich nur einen Weg: Durch alle Ordner kämpfen, bis das passende Dokument dabei ist.
Im digitalen Bereich macht es Sinn, jedes noch so kleine Element zu benennen.
Auf diese Weise können Sie sofort sehen, um welches Dokument es sich handelt und dieses außerdem über die Suchfunktion schnell finden. Das Wichtigste dabei ist, sich vorher darüber Gedanken zu machen, wie Sie die Dinge benennen wollen, damit Sie sie später auf jeden Fall auch wieder finden. Und hier kommen wir zu Schritt zwei.
Einfache Organisationsstrukturen verwenden, um alle Dinge leicht identifizieren zu können
Damit Sie die Sachen später wiederfinden, sollten Sie leichte Strukturen verwenden. Einige Personen neigen dazu, immense und tiefe hierarchische Ordnungsstrukturen zu erstellen.
Das Problem dabei ist, dass das Abspeichern von Dingen zu lange dauert – und genauso lange das spätere Durchsuchen. Wählen Sie ein System, mit dem Sie vertraut sind. Sie könnten es zum Beispiel mit der PARA Methode versuchen.
PARA steht für: Projects, Areas, Resources, Archives (oder auf Deutsch: Projekte, Bereiche, Ressourcen, Archive)
Dieses Organisationssystem unterstützt und verbessert Ihre Arbeit erheblich. Es sagt Ihnen sozusagen genau, wo Sie Ihre Informationen ablegen und wo diese zu finden sind, wenn Sie sie benötigen. Es ist dabei universell und umfasst jede Art von Informationen aus jeder Quelle.
Das System ist außerdem flexibel, einfach und umsetzbar.
Als Projekt (P) wird eine Reihe von Aufgaben definiert, die mit einem Ziel verbunden sind oder eine Frist haben. Zum Beispiel einen Projektplan entwickeln, einen Blogbeitrag schreiben, an Konferenzen teilnehmen etc.
Der Bereich (A) ist der Tätigkeitsbereich Ihrer Arbeit oder Ihres Lebens. Gemeint sind beispielsweise Gesundheit, Finanzen, berufliche Entwicklungen, Hobbys, Freunde, Wohnung, Reisen, Schreiben usw.
Eine Ressource (R) ist ein Thema von anhaltendem Interesse. Zum Beispiel Projektmanagement, Kaffee, Musik, Gartenarbeit, Notizen.
Und Archive (A) sind inaktive Elemente aus den anderen drei Kategorien. Damit sind zum Beispiel Projekte gemeint, die abgeschlossen wurden oder inaktiv sind und außerdem Bereiche, für die Sie Sie sich nicht mehr engagieren. Oder Ressourcen, an denen Sie nicht mehr interessiert sind. In die Archive können Sie also alles schieben, was Sie nicht mehr interessiert oder eben die inaktiven Elemente.
Die richtigen Werkzeuge wählen
Sie können natürlich jedes beliebige Organisationssystem versuchen. PARA ist nur eine Möglichkeit Dinge zu benennen und zu sortieren. Wichtig ist auch, dass Sie die richtigen Werkzeuge benutzen. Um Dokumente zu digitalisieren gibt es zum Beispiel spezielle Scanner, die Ihnen dabei helfen und die Dinge erleichtern. Außerdem gibt es Tools, die Notizen, Aufgaben, langfristige Datenspeicherungen und Zielplanungen etc. erledigen.
Es ist besser, mehrere Tools zu haben. Erkundigen Sie sich über diverse Planungswerkzeuge und Apps im Internet, Sie werden mit Sicherheit schnell fündig. Ein kleiner Tipp zum Ende: Nutzen Sie die Suchfunktion Ihres PCs. Fast jede App (bzw. Tool) oder jedes Fenster hat eine Suchfunktion, mit der Sie ganz schnell an gewünschte Informationen und Daten kommen. Es gibt zum Beispiel auch einige Kurzbefehle, die Ihnen dabei helfen, Dinge schneller zu suchen. Lernen Sie, mit Ihrer Tastatur adäquat umzugehen.
