Die Pomodoro-Technik kann das Geheimnis für ein besseres Zeitmanagement sein. Um produktiver zu sein und konzentrierter zu arbeiten, kommt es darauf an, genügend kurze Pausen einzuplanen. Wer das berücksichtigt, kommt in den Arbeitsflow und kann sich besser in seine Aufgaben vertiefen.
Was ist die Pomodoro-Technik?
Pomodoro ist das italienische Wort für Tomate. Ende der 1980er Jahre hatte der Italiener Francesco Cirillo, der damals Student war, diese Technik entwickelt, um sich besser auf sein Studium zu konzentrieren und seine Aufgaben effizienter erledigen zu können. Er besaß eine Küchenuhr in Form einer Tomate.
Da sich Francesco Cirillo während seines Studiums mit seinen Aufgaben überfordert fühlte, wollte er für konzentriertes Lernen nur zehn Minuten aufwenden. Es geht darum, Ablenkung und mentale Erschöpfung zu reduzieren.
Der Italiener verfasste später ein Buch mit 130 Seiten über diese Methode, doch glänzt die Pomodoro-Technik durch Einfachheit. Wer nach dieser Methode arbeiten möchte, benötigt einen Timer und eine To-do-Liste.
Jeder Zyklus besteht bei dieser Technik aus vier Abschnitten, die als Pomodori bezeichnet werden.
Ein Abschnitt dauert 25 Minuten, auf die der Timer eingestellt wird. In dieser Zeit wird konzentriert an einer Aufgabe gearbeitet, danach folgt eine fünfminütige Pause, die für eine Entspannungsübung genutzt werden kann.
Ist ein Zyklus mit vier Pomodori erledigt, sollte eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten folgen. Ein Zyklus dauert also nicht mehr als zweieinhalb Stunden. Mehrere Zyklen können aufeinander folgen. Unnötiges Aufschieben wird mit dieser Methode vermieden.
Arbeitssprints von je 25 Minuten als Kern der Methode
Die Arbeitssprints zu jeweils 25 Minuten bilden das Herzstück dieser Methode. Damit die Methode tatsächlich die gewünschten Effekte bringt, müssen einige Regeln berücksichtigt werden.
Komplexe Projekte sollten gesplittet werden. Nimmt eine Aufgabe mehr als vier Arbeitssprints zu jeweils 25 Minuten in Anspruch, wird sie in kleinere, umsetzbare Schritte unterteilt.
Im umgekehrten Fall werden kleinere Aufgaben zu einem Arbeitssprint zusammengefasst. Das können einfache Aufgaben wie Terminvereinbarungen oder Online-Überweisungen sein, die nur wenig Zeit beanspruchen.
Der Timer muss nach 25 Minuten tatsächlich klingeln, denn jeder dieser Arbeitssprints darf nicht unterbrochen werden. Es handelt sich um eine unteilbare Zeiteinheit. Während eines solchen Abschnitts sollten keine eingehenden E-Mails beantwortet oder Nachrichten überprüft werden, denn dadurch geht die Konzentration auf die eigentliche Aufgabe verloren.
Lässt sich eine Unterbrechung nicht vermeiden, wird eine Pause von fünf Minuten eingelegt und dann von vorn begonnen. Unterbrechungen sollten erfasst werden. Dabei ist es wichtig, zu analysieren, wie sich solche Unterbrechungen künftig vermeiden lassen.
Es kann passieren, dass eine Aufgabe bereits vor dem Ablauf von 25 Minuten erledigt wird. Die verbleibende Zeit kann sinnvoll zum Verbessern der eigenen Fähigkeiten genutzt werden, beispielsweise beim Studium.
Wird eine Aufgabe nicht innerhalb von 25 Minuten erledigt, sollte sie trotzdem unterbrochen werden, wenn der Timer klingelt. Die Pausen sollten eingehalten werden. Diese Aufgabe bleibt dann offen. Weiter geht es mit der nächsten Aufgabe.
Gute Vorbereitung auf die Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik verlangt für den Einstieg eine gute Planung. Der erste Arbeitsabschnitt kann für die Tagesplanung genutzt werden. Die anfallenden Aufgaben werden aufgeschrieben und dann nach Prioritäten geordnet. So können die Aufgaben auf die einzelnen Abschnitte aufgeteilt werden.
Bei der Tagesplanung sind Zeiten für Telefongespräche, E-Mails und andere unvorhergesehene Tätigkeiten zu berücksichtigen. Im Vorfeld ist zu überlegen, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben beanspruchen.
Zu Beginn sollten einfache und kleine Aufgaben erledigt werden, die innerhalb von 25 Minuten zu erledigen sind. Dazu gehören auch unliebsame Aufgaben.
Mit der Länge der 25-Minuten-Arbeitssprints experimentieren
Für den Einstieg in die Pomodoro-Technik ist es sinnvoll, die Arbeitssprints auf 25 Minuten anzusetzen. Jeder kann sich unterschiedlich lange konzentrieren und arbeitet unterschiedlich effizient. Daher kommt es darauf an, dass jeder selbst herausfindet, wie lange er seine Arbeitssprints ansetzt.
Kleine Aufgaben können auf nur 15 bis 20 Minuten angesetzt werden.
Sollte eine Aufgabe komplexer sein oder die Konzentration länger anhalten, kann ein Arbeitssprint auch 30 bis 35 Minuten dauern.
Vorteile der Pomodoro-Technik
Die Pomodoro-Technik ist einfach und erfordert nicht viele Hilfsmittel. Ablenkungen werden für die Dauer von 25 Minuten vermieden. Das fördert die Konzentration. Die Pausen geben einen Motivationsschub und bringen Energie.
Da die Pomodoro-Technik durch ein strenges Gerüst gekennzeichnet ist, fördert sie die Disziplin. Die Anwender lernen, eine Aufgabe konsequent abzuarbeiten und sich auf diese Aufgabe zu fokussieren. Die Gefahr, sich zu verzetteln wird verringert. Die Methode verhindert das Aufschieben.
